Dossier RGPD pour les établissements

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Mis à jour le 12 octobre 2026.

Cette page s'adresse aux enseignants qui souhaitent faire valider Vie2profs, à leur chef d'établissement et au délégué à la protection des données (DPO) académique. Elle rassemble les informations demandées par la CNIL pour inscrire un outil au registre des traitements.

Pour l'enseignant : 4 étapes

1. Transmettez le lien de cette page à votre chef d'établissement (ou à votre directeur d'école, qui saisira le DASEN), qui pourra consulter le DPO académique.
2. Renseignez votre établissement dans Vie2profs (menu « Mon compte » → « Mon établissement ») : nous pourrons le prévenir directement en cas d'incident ou de changement de sous-traitant.
3. Une fois l'outil inscrit au registre, informez les familles avec le modèle proposé plus bas (par exemple dans l'ENT ou le carnet de liaison).
4. N'enregistrez que le nécessaire : prénom et initiale du nom suffisent, aucune donnée sensible dans le journal de bord, aucune photo ni vidéo d'élève. En fin d'année, exportez puis supprimez les classes dont vous n'avez plus besoin (Vie2profs vous le rappelle chaque été).

Fiche pour le registre des traitements

• Nom de l'outil : Vie2profs (vie2prof.com), outils d'organisation de la classe : plan de classe, emploi du temps, séquences pédagogiques, journal de bord, carnet de notes, tirage au sort d'élèves.
• Responsable de traitement : l'établissement (chef d'établissement) ou, pour le premier degré, le DASEN.
• Sous-traitant : KOFY, SAS, 47 rue Vivienne, 75002 Paris, RCS Paris 108 387 283 — developer@kofygroup.com. Engagements de l'article 28 du RGPD : article 5 des conditions d'utilisation (une version signée peut être demandée).
• Finalité : organisation pédagogique de la classe par l'enseignant (placement des élèves, emploi du temps, préparation et suivi des séances, suivi des évaluations dans le carnet de notes).
• Base légale : mission d'intérêt public d'enseignement (article 6.1.e du RGPD).
• Personnes concernées : élèves des classes de l'enseignant ; l'enseignant ; lorsque le partage de séquences sera ouvert, les élèves et collègues qui rejoignent une séquence partagée.
• Données : nom de la classe, prénom et initiale (ou nom et prénom) des élèves, place dans le plan de classe, notes pédagogiques libres du journal de bord ; si l'enseignant utilise l'outil Notes, notes des évaluations (titre, date, coefficient et barème de chaque évaluation ; note de l'élève ou mention absent, dispensé, non rendu) et moyennes calculées à partir d'elles ; adresse e-mail de l'enseignant. Séquences partagées (fonction pas encore ouverte) : nom ou pseudonyme choisi par l'élève et ses contributions. Aucune donnée sensible. Aucune décision automatisée : les moyennes et statistiques du carnet de notes sont de simples calculs à partir des notes saisies par l'enseignant, affichés à lui seul, qui reste seul à les interpréter. Aucune photo ni vidéo d'élève : les enseignants s'engagent à ne pas en importer (conditions d'utilisation, article 3).
• Destinataires : l'enseignant ; pour une séquence partagée, les élèves et collègues auxquels il en donne le lien. Pas de compte élève, pas de transmission à des tiers, pas de publicité ni de mesure d'audience.
• Hébergement : base de données en France (Supabase, région de Paris, AWS eu-west-3) ; pages du site servies par Vercel (fonctions serveur exécutées à Paris).
• Transferts hors UE : aucun stockage hors UE. Accès techniques possibles par les sous-traitants depuis des pays tiers, encadrés par les clauses contractuelles types (Supabase Pte. Ltd., Singapour) et par le EU-U.S. Data Privacy Framework (Vercel Inc., États-Unis).
• Durée de conservation : durée d'utilisation du compte. Suppression immédiate et définitive par l'enseignant depuis « Mon compte » ; suppression automatique après 3 ans sans activité ; aucune sauvegarde, donc aucune copie résiduelle. Chaque été (du 15 juin au 30 septembre), Vie2profs rappelle à l'enseignant d'exporter puis supprimer les classes de l'année écoulée. Espaces de séquence partagés : supprimés avec le compte, ou 12 mois après leur dernière utilisation.
• Mesures de sécurité : voir ci-dessous.

Sous-traitants ultérieurs

• Mistral AI SAS (Paris) — assistant d'intelligence artificielle — traitement dans l'Union européenne, sans entraînement des modèles et sans conservation des demandes (conservation nulle) — ne reçoit jamais de nom d'élève (voir ci-dessous).
• Supabase Pte. Ltd. — base de données, authentification — données à Paris (France) — clauses contractuelles types — accord de traitement, sous-traitants.
• Vercel Inc. — hébergement du site et réseau de distribution — fonctions à Paris, réseau mondial — Data Privacy Framework et clauses contractuelles types — accord de traitement.

Les e-mails de compte des enseignants (confirmation, mot de passe oublié) sont envoyés par Brevo (Sendinblue SAS, Paris, données dans l'UE), qui n'a accès à aucune donnée d'élève.

Aucun de ces prestataires n'est qualifié SecNumCloud. Les données traitées (organisation de classe et notes d'évaluation, sans donnée sensible) relèvent selon nous d'un niveau de risque standard ; l'appréciation finale revient au responsable de traitement et à son DPO.

Mesures de sécurité

• Chiffrement de toutes les communications (TLS, HSTS) et des données sur disque chez l'hébergeur.
• Cloisonnement de chaque compte appliqué par la base de données (Row Level Security) : un compte ne peut ni lire ni modifier les données d'un autre.
• Authentification par e-mail confirmé et mot de passe conforme à la recommandation CNIL n° 2022-100 (80 bits d'entropie), ou par compte Google.
• Aucun script tiers : toutes les bibliothèques sont servies par Vie2profs ; politique de sécurité du contenu (CSP) stricte, protection contre l'affichage du site dans un autre site.
• Effacement des données de l'appareil à la déconnexion, adapté aux postes partagés.
• Export complet (portabilité) et suppression du compte en libre-service.
• Connexions d'administration à la base chiffrées et limitées à une adresse autorisée ; journal d'audit des suppressions de comptes et des changements de droits (12 mois).
• Séquences partagées : pages non indexées par les moteurs de recherche ; images et sons hébergés sur d'autres sites affichés sous forme de lien, pour que l'adresse IP des élèves ne soit pas transmise à des tiers.
• Notification de toute violation de données à l'établissement dans les 48 heures après en avoir pris connaissance : directement si l'enseignant l'a renseigné dans « Mon établissement », sinon par son intermédiaire.
• Limite à connaître : aucune sauvegarde de la base de données (offre d'hébergement gratuite). En cas d'incident grave chez l'hébergeur, les données en ligne pourraient être perdues ; c'est une atteinte à la disponibilité, pas à la confidentialité. Les enseignants sont invités à exporter régulièrement leurs données.

Assistant d'intelligence artificielle

• Fonction : l'enseignant décrit ce qu'il veut (« îlots de 4 en séparant tel et tel élève », « ajoute la 5e B le mardi de 10 h à 12 h », « prépare une séquence sur les fractions en 6e ») ; l'assistant propose des actions sur les classes, le plan de classe, l'emploi du temps de l'enseignant, le journal de bord et les séquences, que l'enseignant vérifie puis applique ou ignore. Le tirage au sort d'élèves est fait dans le navigateur, sans envoi de noms. Rien n'est modifié sans validation humaine ; tout ce qui a été modifié est signalé visuellement et peut être annulé.
• Pseudonymisation dans le navigateur : les noms d'élèves sont remplacés par des codes avant l'envoi : élèves des classes de l'enseignant (y compris mal orthographiés ou désignés par le seul nom de famille), tous les prénoms et noms de famille recensés par l'Insee (environ 240 000, y compris en minuscules et, pour les plus courants, avec une faute de frappe) et tout mot à majuscule qui n'est pas un mot courant ; les listes collées ne quittent pas le navigateur (seuls le nombre d'élèves et un code par élève sont envoyés) ; la correspondance entre codes et noms n'existe que dans le navigateur de l'enseignant. L'emploi du temps n'est envoyé que sous forme codée (jours, horaires, code de la classe, salle) ; le contenu des journaux de bord, des séquences et du carnet de notes n'est jamais envoyé. Les demandes contenant une information sensible sont bloquées avant envoi.
• Pas d'évaluation des élèves : l'assistant n'évalue, ne note et ne profile pas les élèves, et n'a pas accès au carnet de notes ; il sert uniquement à l'organisation matérielle de la classe. Il ne relève donc pas des systèmes d'IA « à haut risque » du domaine éducatif (règlement européen sur l'IA, annexe III, point 3), mais des obligations de transparence (article 50), respectées par l'affichage « Assistant IA » et le marquage de ses propositions.
• Conservation : aucune conversation n'est enregistrée sur les serveurs de Vie2profs (elle reste dans l'onglet du navigateur de l'enseignant, au plus 8 heures) ; Mistral AI ne conserve pas les demandes au-delà du temps nécessaire pour répondre (conservation nulle activée le 12 octobre 2026).

Analyse d'impact (AIPD)

Au regard des neuf critères du Comité européen de la protection des données, le traitement concerne des personnes vulnérables (des élèves mineurs). Il ne comporte ni donnée sensible, ni surveillance systématique, ni décision automatisée, ni croisement de données, et reste à l'échelle d'une classe.

Lorsque l'enseignant utilise l'outil Notes, il y enregistre les notes d'élèves nommés : le critère « évaluation ou notation » est alors rempli lui aussi. Deux critères étant réunis, une AIPD est en principe nécessaire pour cet usage, selon les lignes directrices du Comité. Il en va de même si le journal de bord sert à consigner des observations régulières sur le comportement ou le travail d'élèves nommés.

Sans ces usages, un seul critère est rempli et une AIPD ne nous semble pas obligatoire ; la CNIL recommande toutefois d'en réaliser une en cas de doute. L'AIPD relève de l'établissement, responsable de traitement ; KOFY fournit sur demande toute information utile à cette analyse.

Modèle d'information pour les familles

À adapter puis diffuser avant la première utilisation (ENT, carnet de liaison) :

Madame, Monsieur,

Dans le cadre de l'organisation de la classe, j'utilise l'outil en ligne Vie2profs (édité par la société KOFY, Paris) pour réaliser le plan de classe, préparer mes séances, noter le déroulement des cours et, le cas échéant, tenir mon carnet de notes. Seuls le prénom et l'initiale du nom de votre enfant y sont enregistrés, ainsi que sa place dans la classe et, le cas échéant, mes notes pédagogiques sur le déroulement des séances et les notes de ses évaluations avec leur moyenne (jamais d'information sensible, de photo ni de vidéo). Ces données sont hébergées en France et visibles uniquement par moi ; les prestataires d'hébergement peuvent y accéder pour la maintenance, y compris depuis l'extérieur de l'Union européenne, dans un cadre juridique protecteur (clauses contractuelles types de la Commission européenne). Je les supprime à la fin de l'année scolaire.

Ce traitement est placé sous la responsabilité de [nom de l'établissement], représenté par [chef d'établissement], pour l'exercice de sa mission d'intérêt public d'enseignement. Vous pouvez accéder à ces données, les faire rectifier ou effacer, ou vous opposer à leur traitement pour des raisons tenant à votre situation particulière, en vous adressant à l'établissement ou à son délégué à la protection des données ([coordonnées du DPO académique]). Vous pouvez aussi saisir la CNIL (cnil.fr).

Plus d'informations : vie2prof.com/confidentialite.html

Contact

Pour toute question, une version signée de l'engagement de sous-traitance ou un questionnaire de conformité : developer@kofygroup.com.

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